6 Гмаил трикова које бисте већ требали користити, али вероватно нису

Без обзира колико сте креативни или колико тешко радите, постоји нека одлика која изгледа угушила продуктивност за многе раднике: е-пошту.

Без овог чуда не-модерне технологије, већина наших послова једва да постоји. Ипак, у већини дана, е-пошта се осећа као нешто ништа више од гигантског сиса и невероватне листе обавеза које се надмашују над главама.

Никада то није морало бити овако!

Ја сам велики геек за Гоогле производе, тако да сам интимно упознат са могућностима Гмаил-а. Увек сам збуњен кад се неко жали на то колико е-поште добијају и колико је тешко управљати.

Није тако тешко. Само треба да користите алате на располагању.

Извадио сам своје омиљене савјете, трикове и алате који помажу у управљању Гмаил-ом, јер је то апликација коју користим и честа је за рад и личне рачуне.

Ако користите другу апликацију за е-пошту, неки од ових савета ће се превести или ћете наћи слична подешавања или алатке. Ако не ... пређите на Гмаил. Зашто га већ не користите? Укрцати се. Не могу лично да евангелишем производ довољно.

Ево шест начина за објављивање вашег пријемног сандучета, повлачење времена и повећање продуктивности на радном мјесту, као слободни или у вашем личном животу:

1. Конфигуришите свој Инбок

Ова поставка Гмаил-а вам омогућава да омогућите или онемогућите картице у пријемном сандучету: Примарна, друштвена, промоције, ажурирања и форуми.

Гмаил аутоматски категоризује вашу пошту на ове картице, тако да у сваком дану немате једну огромну гомилу у пријемном сандучету.

На примјер, ако примите е-пошту као дио маилинг листе - билтен, на примјер - који ће бити под картицом Промоције. Аутоматизоване поруке из апликација за које се пријављујете потпадају под Ажурирања.

У већини случајева ово нису хитне поруке, тако да ћете моћи да се усредсредите на оно што се налази у Примарном пријемном сандучету и касније дођите до других картица.

2. Креирајте ознаке и филтере

Ако желите да ручно сортирате своју пошту или са више детаља него што дозвољава Гмаиловим картицама, можете то урадити са ознакама.

Под "Налепнице" у вашим подешавањима видећете све подразумеване ознаке и све прилагођене оне које сте креирали.

Креирајте етикете који ће вам помоћи да сортирате е-пошту и видите оне који се односе на одређену тему - на пример, "Продајни бројеви".

Под "Филтри и блокиране адресе" можете креирати филтере за аутоматско примање ознака на поруке и предузимање одређених радњи.

На примјер, сарађујем с мојим тимом помоћу Гоогле докумената и корисно је да примам е-маил обавештења о измјенама или коментаре уредника напусте на мојим нацртима. Али, цео дан би ми зацртали моје инбоке ако их нисам преварио.

Створио сам ознаку "Гоогле документе" и филтер за примену те етикете на све поште са доцс.гоогле.цом - и Скип тхе Инбок.

Дакле, сва моја обавештења о документима уредно су сортирана под тој етикети - као фасцикла - и када је време да радим на ревизијама, могу да отворим ту фасциклу и да је користим као листу обавеза.

3. Играјте са Гмаил лабораторијама

Гмаилови лабораторији су експерименталне функције које дуго олакшавају прилагођавање вашег пријемног поштанског сандучета. Пронађите лабораторије под вашим Гмаил подешавањима.

Мала додира, као што је Означи као дугме за читање, може много олакшати навигацију заузетим сандучетом.

ја користим Цаннед Респонсес, који штеди емаил шаблоне за обичне поруке - као увод у потенцијални извор - тако да не морам поново измијенити точак са сваком поруком. Можете да креирате одговор са конзервом како бисте брзо и доследно одговорили на уобичајена питања.

Вишеструки сандучић дозвољава вам да видите сортирану е-пошту на почетном екрану Гмаил-а, уместо да сте сакривени иза табса или налепница.

Тхе Превиев Окно може вам помоћи да брзо претражујете много е-поште, отварате е-пошту заједно са својим пријемним поштом онако како бисте се могли користити у корисничким клијентима е-поште.

4. Користите услуге треће стране како бисте учинили живот лакшим

Осим поставки апликације, можете побољшати своје искуство у сандучету додавањем апликација независних произвођача, додатака или проширења претраживача.

Бумеранг за Гмаил

Боомеранг је један од мојих омиљених Гмаил плугина за Фирефок, Цхроме или Сафари, јер је све у томе да преузмете контролу над временом.

Имате ли е-маил од клијента у понедјељак да се морате обратити на састанку у четвртак? Извадите га из вашег набијеног пријемног сандучета и поставите Боомеранг да га вратите у четвртак ујутру.

Такође можете да бруите своју послату пошту као подсетник за надгледање ако не добијете одговор. То је једноставан начин да останете на врху ваших контаката без одржавања разговора у пријемном сандучету или покупљања података у глави.

Међутим, једна од најпожељнијих карактеристика компаније Боомеранг је распоређивање е-порука које треба послати касније.

Ја волим да набавим своје е-поруке на крају радног дана, али не желим да се захватим гомилом данашњих одговора и задатака. Бумеранг ми омогућава да нацртам е-пошту у своје време и да им распоредим како бих касније погодио моје сандуче за контакте, као и следеће јутро.

Инбок Паузирај

Говорећи о достављањем е-поште, да ли се икада решавате да бисте се суочили са вашом кореспонденцијом, само да бисте видели листу како расте сваки пут када завршите једну е-пошту и вратите се у пријемно сандуче?

Гмаил додатак за пријем у Гмаил-у зауставља то. Само кликните на дугме да бисте се појавили нови е-маилови у вашем пријемном сандучету.Радите кроз непрочитану листу и поново притисните дугме да бисте прихватили нове е-поште (и оне које сте стигле док сте били паузирани).

Унролл.ме

Да ли је ваш инбок преусмерен са претплаћивањем е-поште? Сматрам да су то највећи кривци који узрокују лудост емаила већине људи.

Унролл.ме чисти своје пријемно сандуче тако што ће "навијати" претплате на е-пошту на једном мјесту сваког дана. Примићете јединствену дневну е-пошту која укључује све ваше претплате за једноставно претраживање.

Убаци текст

Уметање текста, додатак Цхроме, ради слично као "Цаннед Респонсес" у којем можете да сачувате предлоге за различите врсте порука. Али то иде корак даље.

Иако Цаннед Респонсес попуњавају целокупно тело ваше е-поште са сачуваном поруком, Инсерт Тект вам омогућава једноставно уметање комада текста било где у оквиру е-поште.

Користите га за прилагођавање вашег потписа примаоцу, убаците информације о контактима које никада не можете запамтити или укључити стандардне блурбове о својој компанији без слања е-маила за форму.

5. Обавештења о контроли на вашем паметном телефону

То је опасно упозорење да смо сви повезани са нашим паметним телефонима ових дана — али то је истина. Чак и као миленијум, збуњен сам колико су неки мобилни телефони заузети, а мој иПхоне може и да игра цурке када га проверим.

Ја нисам социјални лептир или водитељ по захтеву, али знам да нису ни толико важни. Они једноставно нису ажурирали подешавања обавештења.

Препоручујем да узмете 10 минута ове недеље да бисте подесили обавештења све ваше апликације за тиху буку - али ћу задржати ово у подешавањима апликације за смартпхоне.

Управљајте засебним рачунима

Прво, апликација Гмаил вам омогућава повезивање неколико налога е-поште и можете имати различита подешавања за сваки рачун.

То значи, на примјер, можете искључити пусх обавештења за посао у потпуности и добити само личну кореспонденцију вашег телефона. Или можете искључити обавештења за е-пошту коју користите, рецимо, онлајн куповину, али задржите их за важну радну кореспонденцију.

Лимит Пусх обавештења

У оквиру сваког налога у својој Гмаил апликацији можете подесити обавештења за "Сва нова пошта", "Примарно само" или "Ниједно."

Ако желите да будете доступни за важне поруке, а да не будете преоптерећени упозорењима, препоручујем подешавање "Примарно само".

Ово ће вас упозорити када е-пошта буде у Примарном пријемном сандучету, али прескочите обавештења за оне који су филтрирани у Промотионс, Упдатес, Социал или Форумс.

Идите још више и покушајте искључити сва е-поштна обавештења. Само оставите своје време да пошаљете е-пошту када ти изаберите да погледате.

Или, ако сте стварно храбри, уклоните радну е-пошту са свог паметног телефона у потпуности!

Не дозволите да вас обавештења контролишу

Не ваљите очи. Знаш да је ово потребно рећи. Обавештења о паметним телефонима одвлаче вас од нечега што радите, неочекивано, у свим сатима дана.

Они се гомилају и учини да се осећате заузетим и важним и наглашеним, а они вас одржавају ноћасом и осећате се као да немате времена да се играте са својом децом или псима или биљкама.

Али они не морају.

Чак и ако сте потпуно витални за своју компанију и морате бити доступни на тренутак (већина од нас не), можете умирити свој дан без икаквог недостатка, тако што ћете направити нека једноставна подешавања за подешавања вашег телефона.

На пример: Да ли вам је потребан звоно, тако да сви чују вашу упозорење или ће вам вибрација бити довољна?

Да ли вам чак и требају вибрације, или ће вам поп-уп на екрану пренети поруку?

Да ли вам је заиста потребан поп-уп или да ли обавештење може да живи само у вашем центру за обавештења, којег проверите свака три минута?

Да ли видите како тихо твој живот може добити?

Искључите значке које вриште око 1.246 непрочитаних е-пошта. Изаберите мање инвазивна обавештења која нестају уместо да захтевају упозорења којима је потребна ваша пажња, и искористите предности "Дођавола" или "Не узнемиравајте" поставке.

Ништа од овога није компликовано или дуготрајно. Узмите неколико минута да бисте добили контролу над вашим телефоном, а ви ћете живети, дишати и одморити лакше напред.

6. Изађи из е-поште!

На крају, најважнији тип савета е-поште је: Користите га што је могуће мање.

Иако је емаил једном био најбржи начин комуницирања са сарадницима, клијентима или купцима, сада је то један од најмањих ефеката.

Тоне апликација сада обављају посао који је пао на е-пошту, и они то раде много боље!

За текуће разговоре са сарадницима, изађите из е-поште и пробајте апликацију за ћаскање као што су Слацк, Гоогле Хангоутс или Поруке за Мац.

За сарадњу и повратне информације о тимским пројектима користите друге Гоогле апликације:

Документи, листови и слајдови пустите свом тиму да креира садржај, истовремено ради исте датотеке и прати промене и коментаре. Прекини слање прилога путем е-поште.

Погон омогућава вам да отпремате, складиштите, делите и преузимате датотеке у готово свим форматима, тако да не морате да шаљете датотеке путем е-поште.

Календар помаже вам да планирате догађаје и састанке дељењем распореда са другима, тако да можете брзо да видите када су сви заузети или доступни - и престани да пошаљете е-пошту напред и назад како бисте планирали састанке!

Обрасци помаже вам да креирате анкете како бисте сакупљали анонимне повратне информације интерно или екстерно, или прикупљали информације као што су пријављивање запослених за догађаје.

Да бисте пратили продуктивност тима, задатке и пројекте, пробајте једну од ових бесплатних апликација: Флов, Трелло или иДонеТхис.

Најједноставнији начин за одјављивање вашег пријемног сандучета је избјегавање преплитања на првом мјесту!

Твој турн: Који Гмаил хацкови користите да бисте били продуктивнији на послу?

Дана Ситар (@данаситар) је писац радова на Тхе Пенни Хоардер. Написана је за Хуффингтон Пост, Ентрепренеур.цом, Вритер'с Дигест и још много тога, покушавајући хумор гдје год је дозвољено (а понекад и тамо где није).